業務効率・経費削減が課題のIT化
業務効率を上げる、経費の削減を図る－こうした運用やコストを意識したIT化は、まず現状をしっかりと把握することから問題点を探しだし、改善策を検討していきます。
この分野におけるシステム化で重要なことは、導入前と導入後を比較しその効果が数値で比較できるようにしておくことです。さらに、システム化検討時に、改善目標値を設定することで、どのような手法が効果的かを検討することができるようになります。
■ムダな作業や、負荷となっている作業を改善する
- システムが異なるために、同じ情報を二度三度繰り返し入力している
- 納品書の仕分けなど人手作業が多い
- 同じ問合わせ、納期連絡など電話対応に多くの時間を費やしている
まず、業務内容を見直しIT化を検討する際の着目点としては、こうした繰り返しの作業、多くの時間を費やしている業務などを洗い出しそれを補完できる対策を考えていきます。
- システム間のデータを連携できる機能を追加する
- 納品書の出力順を変える
- 多い問合わせは、あらかじめ見積書や納品書に明記するように改善する
改善策が明確になった時点で、システムでどう実現するかを考えていきます。
小さなシステムの変更や、ちょっとしたプログラムを導入することで実現できる場合もあります。
■経費を削減する
- 紙代
複写用紙の見直し／用紙サイズの見直し／給与明細のWEB化などペーパーレス化 - 交通費
帰社が必要な業務の見直し（直帰の推進）／営業経路の最適化 - 保管料
伝票などの保管を電子化／適正在庫による在庫量の軽減 - 通信費
企業内SNSなどの導入で連絡経路を合理化 - 郵便代
納品書・請求書の電子化
など、さまざまな経費削減に対して見直すことができます。
企業の業績アップには、利益率の向上も大事な要素になります。
費用対効果を図りながら、IT化を進めることが大切です。
