はじめに
RFP（提案依頼書）をつくことは、適切な提案／見積を作成してもらうメリットがあります
RFP（提案依頼書）を活用して、IT化の促進をもっとスムーズにするために
中小企業のIT化促進に少しでもお手伝いができればと「RFP」（提案の依頼書）の書き方をご紹介させていただきます。
多くの中小企業にあてはまるのが
- ITの専門知識を持った社員がいない
- 専門用語がよくわからない
- 最新の技術動向を把握していない
- RFPの書式を知らない
- RFPに何を記載すればいいのかわからない
といった問題です。
おそらく自社にふさわしいシステム開発を依頼したくても「提案の依頼書」をどうやって作ればいいのだろうと迷われると思います。
でも、ご安心ください。
御社の業務内容を把握していれば「RFP」の作成は、あなたが思っているほど難しい作業ではありません。
また御社のどの業務をシステム化するべきかといった判断も、開発業者さんと相談しながら決めていくこともできます。
それでは、ITの専門知識がなくても作れる「RFP」のまとめ方をもう少し具体的に見ていきたいと思います。
RFPを作成することは依頼者側にとってメリットになります
RFPは、システム開発を依頼するときの「提案の依頼書」です。
依頼者である企業は、それを受けて提出された「提案書や見積もり」の内容から判断して、どの業者に依頼すべきか、どの方法で実現するのか、を選択することができます。
これは、依頼者側にとって、とてもメリットになります。
提案内容に満足できなければ、開発スタートの見送りも考えられるわけですし、また、逆に、良きパートナーと巡り合い、素晴らしいアイデアを提案してもらうチャンスにも恵まれることもあります。
RFPをもっと活用して、気軽に提案を依頼しましょう
コラムの内容を読んでいただくと、自社の業務内容やPCの設置状況などを中心に構成していることを理解していただけると思います。
どこをシステム化したら／どう良くなるのかは、提案していただく開発業者さんにお任せしてしましょう、という大胆な構成にしてあります。
思っているより、システム開発会社さんは柔軟に対応してくれますから、費用面を重視して交渉することもできますし、期間や機能などで相談にものっていただけると思います。
書けないところはシステム会社さんからの質問やヒアリングで補えます
とは言っても、業務の流れを図にしたり、問題点を整理するのには時間も労力もかかります。
可能な範囲で記入して、多少の不足があっても、そのあたりは依頼したシステム開発業者さんからの質問やヒアリングなどで補えると思います。
まずは、わかる範囲で制作して提案をお願いしましょう。
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それでは、RFPのまとめ方をもう少し具体的に見ていきたいと思います。