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RFP（Request for Proposal)　日本語にすると「提案の依頼書」です。
「このようなシステムを提案してくれませんか」
と開発者に依頼するための文書のことをいいます。
このコラムをお読みいただいている方の中にも、聞いたことがある方もいらっしゃるかも知れません。

もし、始めて聞いた言葉　だとしても心配は要りません。実際に、ある調査では、RFPを書いて依頼したことがある　と回答したユーザーは２３％程度だと言われています。

ここでは、中小企業の経営者やマネージャーが自社のシステム開発を、開発業者やベンダーに依頼する場合の「依頼書」の書き方、RFPを使った「依頼の仕方」などをご紹介いたします。

できるだけ専門的な用語は使わずに、普段の業務の中で依頼したいことが表現できるような内容をご紹介させていただくつもりです。

多少でも、読んでいただける皆様のお仕事にお役に立てれば幸いです。

 

RFPを作成するメリット

RFPを作成する目的は、開発者に「ほしいシステムの提案」を依頼することにあります。

中小企業の場合、どうしても依頼内容があいまいだったり、いつもの業者さんなので「お任せ」になってしまっていたり、口頭でのやりとりから業者への提案を求めるケースが多いのが現状です。

ただ、最近のシステム開発の現場では、

• 開発期間がとても短くなっているため、ユーザー側と開発側の意思の疎通をしっかりととる必要がある
• サーバー／ネットワークの運用やパッケージの利用などさまざまな提案方法が考えられる

など、依頼内容を初めにしっかりと伝えることで、開発業者から適切な価格やプレゼンテーション資料を提示してもらうことができます。

また、複数の開発業者から提案を求める場合にも、このRFPの作成は欠かせないものになります。

口頭ベースでは、どうしても依頼内容に差がでてしまいますが、同じRFPに基づき数社にプレゼンテーションしてもらうことで、より最適な業者を選定し、開発をお任せすることができるようになります。
そのあたりは、次の章でご説明いたします。

中小企業にとって、IT化をうまく進めることが今後の企業発展のための大きな要になります。

でも、システム導入はとっても大変。

費用的な負担もさることながら、システム部門がいないので詳しいことは解らない、専任者を置くだけの人的余裕がない、など、どうしても後回しになりがちです。

今回ご紹介するRFPをしっかりと作成することができるようになれば、不足しているところはしっかりと補い、より自社にあった提案をしてくれる開発業者さんにお願いすることができるようになるはずです。

※今回ご紹介するRFPのつくり方は、業務系のアプリケーションの導入を検討されている方に向けた内容となっております。

システム系の開発依頼でも、ホームページ制作やECサイトの構築、ゲームアプリの制作などの場合は、かなり違った内容となりますのでご了承ください。

機会があれば、これらの依頼内容についてもご紹介していけるようにいたします。

 

次の章では、RFPを使った提案手順についてご説明します。